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優秀案例:某電網公司基于“業財聯動”的項目全過程一體化規范管理詞典研究

時間:2017/6/29 16:56:34  來源:廣東元韜企業管理咨詢有限公司  閱讀:2574

一、案例背景
1.1 管理所趨
?? 國家“十三五”期間電力體制改革將全面提速,從原來的深圳、蒙西、安徽、湖北、寧夏、云南和貴州試點基礎上,將有12個省份(含廣東)納入試點范圍。電改的核心是輸配電價改革和放開售電市場準入,將對電網企業產生深遠影響。一是輸配電價存在降價壓力;二是輸配電成本、投資規模將受到嚴格約束;三是完成經營考核目標難度增大;四是市場占有率將下降,尤其是優質用戶存在流失風險。可見,此次電力體制改革確定了電網企業新的盈利模式,它要求電網企業積極擴大有效資產規模。同時,該電網公司(以下簡稱“M公司”)在其工作會議中明確提出“進一步加強工程項目竣工決算管理,加大在建工程清理力度,確保有效資產及時形成”。
1.2 管理所需
?? 當前供電企業在工程項目管理過程中仍存在諸多問題,例如在財務管理方面,投資項目按單項工程及實際進度開展成本核算的方法還有待研究;在業務管理方面,因單據不規范退單,影響報賬效率,導致重復工作,加重業務部門工作負擔;在人員管理方面,以老帶新的培養方式未能及時將經驗傳遞至新員工,導致新員工無法迅速掌握工程項目成本標準,難以滿足“高效”和“規范”要求。因此,當前工程項目成本管理亟需規范性指引,提高流程效率、規范核算、提升員工技能。
1.3 管理所向
??? 成本管理是企業永恒的主題,適應經濟新常態下的市場化特征,從成本管理的本質及其屬性上尋求提高企業管理效率與效益的路徑與規則,是企業創新與發展的內在要求。對于電網企業而言,其普遍存在著工程項目規模大、技術性強、投資額大、工期長、材料設備用量大等特點,而且又處于經濟新常態的特殊背景下,加強工程項目成本精益化管理,有效控制成本,降低資源消耗,提高資源綜合利用率顯得尤為重要。這就要求供電企業需建立一套業務與財務共同語言的詞典,將財務規范化要求與業務實際現狀緊密聯系,實現業財聯動。
二、項目思路及實施步驟
??? 《工程項目成本詞典》的編制思路主要圍繞工程項目成本的會計科目,推進工程項目成本“三管”:管準入、管核算、管結算。其中,通過梳理行業標準和制度規定,以工程項目的會計科目為基礎,映射工程項目概預算結構,梳理對應的業務內容,實現會計科目、業務概預算和業務內容三者的對應關系,實現“管準入”;以M公司規范性文件和會計核算辦法為基礎,通過梳理各類成本科目的核算要求、不同情況下的資料要求和會計賬務處理方式,實現“管核算”;基于資金結算風險點,結合M公司資金安全規程要求,分別從結算資料、結算時間、結算前提和賬務處理四個方面規范項目成本結算,從而實現“管結算”。
為確保項目成本詞典的適用性和可操作性,項目實施過程遵循“建立組織、資料收集、明確框架、編制詞典、審核完善”的思路開展工作。


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圖2-1 工作思路流程圖

二、項目思路及實施步驟
2.1 建立組織
M公司財務部于2016年初成立《工程項目成本詞典》項目領導組和工作組,覆蓋計劃部、市場部、基建部、設備部等項目管理部門和實施單位。以M公司分管副局長為組長,副總會計師為副組長,各個項目管理部門主任為成員的領導組整體策劃項目推進,統籌資源。各級項目管理部門、項目實施單位、財務部骨干人員組成的工作組實施項目具體工作。
2.2 資料收集
在項目準備階段,根據成本詞典的框架內容收集項目財務管理相關資料,確保成本詞典合規、科學。項目組主要收集并研讀了以下工程項目成本相關資料:(1)《企業會計準則》;(2)《電網工程建設預算編制與計算規定使用指南》;(3)《電網技術改造工程預算編制與計算規定》;(4)《電網檢修工程預算編制與計算規定》;(5)《M公司科技項目經費取費和使用指引》;(6)工程項目管理相關的一體化制度和業務指導書。
2.3 明確框架
項目領導組組織開展成本詞典框架討論,結合項目財務管理存在的問題,明確《工程項目成本詞典》框架,包括:(1)會計科目基本信息;(2)會計科目業務內容;(3)會計核算規范;(4)資金結算規范。

2.4 編制詞典
根據詞典編寫需要,項目組成員不斷梳理規范資料要求,查閱憑證資料,并多次走訪調研相關部門,討論成本詞典工作思路,積極與項目管理部門和實施單位骨干人員訪談了解項目成本管理現狀,針對存在的問題和標準不清晰的地方,依據管理制度和信息系統,共同研究解決辦法和工作要求,從而整理思路,編制詞典。
2.5 審核完善
項目組及時將成本詞典項目成果提交相關部門審核、反饋意見,并根據意見不斷修改完善,確保內容規范,資料可用、實用,切切實實解決問題,推進成本精益化管理。其中,關于資金結算內容組織過5次會議審核和OA反饋意見,并率先推廣應用,以實踐檢查成果可操作性。
三、項目內容
3.1 確定原則
《工程項目成本詞典》的編制遵循“業財聯動、全面覆蓋、符合規范”三大原則。其中,“業財聯動”是指形成業務和財務共同語言,將財務管理延伸至業務前端,實現從源頭規范業務,有效防控財務風險;“全面覆蓋”是指詞典內容應覆蓋所有工程項目類型以及項目全過程發生的所有成本類型;“符合規范”是指編制內容符合會計準則、一體化制度流程等規范性文件要求,并承接上級公司投資成本核算的新文件要求。
3.2 編制內容
由于電網企業工程項目涉及到的會計科目種類繁多、分類細致,最終梳理了5大類項目,80個會計科目,并基于實用性考慮,詞典建立了會計科目查詢、概預算科目查詢、資金結算規范名稱查詢等多維度的目錄索引。?

????????????????? 圖3-1 基建項目會計科目部分示例圖
3.2.1 會計科目基本信息
以會計科目為出發點,結合《企業會計準則》和《M公司會計核算辦法》要求,從財務角度給出科目定義。如“在建工程—基建工程支出—建筑工程”,會計科目定義為“核算基建工程項目在建期間的房屋、建筑物等土建費用支出”。另外,梳理會計科目對應概預算科目和對應資金結算規范名稱,建立業務和財務的溝通橋梁。

圖3-2 會計科目基本信息部分示例圖
3.2.2 會計科目業務內容
以工程項目的會計科目為基礎,梳理對應工程項目概預算,并根據概預算結構進一步分解概預算業務,實現會計科目、業務概預算和業務內容三者的對應,從業務角度解釋會計科目。這有助于業務部門掌握成本支出范圍,有效控制成本,避免資金支付不規范;同時,有助于財務部門了解會計核算對應費用類型,避免錯誤入賬,影響成本真實性。如“在建工程—基建工程支出—建筑工程”,對應概預算科目“建筑工程費”,“設備購置費”?、“基本預備費”和“價差預備費”。

圖3-3 會計科目業務內容部分示例圖
3.2.3 會計核算規范
根據權責發生制原則,滿足上級公司《關于進一步加強投資成本核算管理的通知》為前提,梳理工程項目會計科目核算要求,資料要求(包括紙質版和電子版)以及對應的賬務處理方式。以基建項目“在建工程—基建工程支出—建筑工程”為例,由于成本核算方式方法與以往做法發生轉變,因此,需要重新梳理不同情況的資料要求和賬務處理方式。

圖3-4 會計核算規范部分示例圖
3.2.4 資金結算規范
資金結算流程是業務部門提交資料→業務審核→財務部門審核→賬務處理→資金支付,分別涉及業務端和財務端,需要業務和財務共同把關,保證資金安全,避免不當支付直接影響電網企業的正常運營。因此基于資金結算流程特點,資金結算規范分為業務關注點和財務關注點。業務部門重點關注:開支前提條件;報賬時間要求;報賬資料(紙質);系統上傳附件(電子版)。開支前提條件是資金結算準入條件,確保結算合規性,報賬時間要求是對報賬周期、時限提出要求,確保結算及時性,資料要求(紙質和電子版)是結算提交的附件提出要求,確保結算真實性和資料完整性。通過上述四點把控,實現從業務前端防控資金風險。財務部門重點關注:財務審核要點;會計處理方式。通過上述兩點,確保會計信息真實、合規,做好最后一道把關。

圖3-5 資金結算規范部分示例圖
3.3 創新之處
3.3.1 以“操作者”視角定位成本詞典
??? 成本詞典定位于為項目管理人員、會計人員日常使用。根據項目類型不同,成本詞典專注于規范會計核算、資金報賬的工作內容、工作資料等,實現“寫我所做,做我所寫”。通過成本詞典索引快速查閱相關要求,減少工作人員查找標準、制度的時間,迅速、準確地了解規范的管理要求,只需要完全按照成本詞典中的具體工作要求順序執行即可達到業務規范操作的目的。
3.3.2 搭建業務與財務溝通橋梁
??? 從信息流動的角度來看,業務信息主要是與事項進展情況、物資流動、狀態變化相關的信息,這些信息通常以物理、化學或空間上的變化狀態來描述。而此類信息的變化伴隨產生的價值變化或轉移,以貨幣計價來表示就是財務信息。可以說,財務信息是以貨幣或價值來表示的業務信息。對于項目成本管理,業務端信息包括項目概預算,項目進度、合同金額等數據,財務端信息包括項目會計核算數、會計科目、資金累計支付金額等數據。因此,成本詞典通過搭建兩者之間的關系,有利于兩者的數據流通。
3.3.3 會計核算全過程管理
??? 成本詞典采用會計核算全過程管理模式,分別通過會計基本信息、會計科目業務內容、會計核算規范、資金結算規范四部分內容,規范報賬準入、報賬資料準備、會計科目選擇、財務審核、會計核算、資金支付等全過程工作內容。
四、項目成效
??? 《工程項目成本詞典》應用成果榮獲某省級電網公司2016年財務管理軟課題研究單位論文一等獎;獲M供電局管理創新獎項,并且集團公司總部已經采納并將在集團企業內全面推廣使用。
該應用成果在電網企業具有廣泛代表性,相關研究和實踐成果有較好的借鑒和推廣價值,可供其他電網企業參考。
4.1 推動工程財務業務規范,實現項目成本“三管”
項目成本“三管”是指“管準入”、“管核算”、“管結算”。其中,“管準入”是指以會計科目定義和業務類型明確開支范圍;“管核算”是指按照權責發生制要求,明確具體會計賬務處理方式;“管結算”是指落實資金支付要求,防范資金安全風險。

4.2 有效指導員工開展工程財務管理,減輕員工負擔
?? 首先,成本詞典是基于《企業會計準則》、《電網工程建設預算編制與計算規定使用指南》、工程項目管理相關的一體化制度和業務指導書等一系列規范性引用文件編制而成,減少了項目管理人員查找大量制度文件的工作,減輕了財務工作中由工作方式不統一、工作方法落后等因素導致的額外負擔。
??? 其次,成本詞典高度的可操作性和實用性,使其在日常工作中具備了全新的用途——作為項目管理人員入職或崗前培訓的有力工具。成本詞典的實施將原來“師傅帶徒弟、徒弟教徒弟”的固有傳統,轉變為“上崗看詞典、輪崗換詞典”的新做法。通過成本詞典的培訓、學習,使財務人員迅速了解業務范圍和每項工作的具體要求、工作標準,有效提升專業水平、強化風險意識、提升風險防控能力、減少工作反復,從另一個角度減輕員工負擔。
4.3 推進投資成本精益化核算要求落地
??? 加強了投資成本管理,及時反映工程完成程度,推動投資及時轉增有效資產,發揮投資效益,M公司提出按照單項工程項目及實際進度開展成本核算的要求。成本詞典通過細化會計核算資料要求、賬務處理方式,使精益化核算要求更具操作性。

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